FormsForWeb Filler Dokumentation

Was ist FormsForWeb®?

Formulare online ausfüllen ...

FormsForWeb ist ein Formular Management System auf Basis der Lucom Interaction Platform®, mit dem Formulare im Inter- und/oder Intranet bereitgestellt und online ausgefüllt werden. Die Installation eines zusätzlichen Ausfüll-Programms oder die Ausführung eines Plug-Ins oder ActiveX Controls auf Ihrem Rechner ist dazu nicht erforderlich. Zum Ausfüllen und Versenden der Formulare benötigen Sie lediglich Ihren gewohnten Web-Browser wie z.B. den Internet Explorer oder den Mozilla Firefox. Dabei kann die Ansicht der Formulare - abhängig vom Design - 1:1 der vertrauten Papiervorlage entsprechen. Selbstverständlich lassen sich die Formulare auch originalgetreu ausdrucken - ohne dass Texte am Rand oder Seiten mitten durch die Zeile abgeschnitten werden, wie Sie es von Ausdrucken aus dem Web-Browser sicherlich kennen.

Bereits während des Ausfüllens kann vom Formularserver, mit dem Sie online verbunden sind, geprüft werden, ob Ihre Eingaben plausibel und vollständig sind. So können Sie vermeiden, dass sich die Bearbeitungszeit z.B. aufgrund fehlender Angaben verlängert. Die Daten lassen sich direkt in einer Datenbank speichern und stehen somit unmittelbar für die weitere Bearbeitung des Vorgangs zur Verfügung. Darüber hinaus können FormsForWeb Formulare während des online Ausfüllens dynamisch auf Ihre Eingaben reagieren und so z.B. Formularbereiche ausblenden, die Sie aufgrund einer gemachten Angabe gar nicht ausfüllen brauchen. Weitere Funktionen, die das Ausfüllen von Formularen vereinfachen und erleichtern, runden das Leistungsspektrum von FormsForWeb ab. Was das einzelne Formular kann, hängt allerdings immer auch vom Formulardesigner ab, der letztendlich die Funktionalitäten des Formulars festlegt.

... oder offline bearbeiten.

Zusätzlich steht mit dem FormsForWeb Filler ein Programm zur Verfügung, mit dem Sie dieselben FormsForWeb Formulare auch offline, das heißt ohne Verbindung zum Formularserver, bearbeiten können. In diesem Fall laden Sie ein so genanntes Formularpaket (ffwp-Datei) vom Formularserver auf Ihren Rechner herunter und füllen es statt im Web-Browser im FormsForWeb Filler aus. Anschließend laden Sie das ausgefüllte Formular gegebenenfalls wieder auf den Formularserver hoch.

Formulare online / offline ausfüllen

Beim Ausfüllen eines Formulars müssen Sie sich nicht grundsätzlich entscheiden, ob Sie online oder offline arbeiten möchten, vielmehr lassen sich beide Wege kombinieren. Das mit dem Web-Browser begonnene online Ausfüllen lässt sich offline fortsetzen. Dazu laden Sie die bislang online erfassten Daten zusammen mit dem Formular als Formularpaket auf Ihren Rechner herunter. Sie können das offline Ausfüllen jederzeit unterbrechen, die erfassten bzw. geänderten Daten im Formularpaket speichern und mit dem Ausfüllen zu einem späteren Zeitpunkt fortfahren, indem Sie das Formularpaket erneut öffnen.

Der FormsForWeb Filler bietet die Möglichkeit, ein ganz oder teilweise ausgefülltes Formular wieder auf den Formularserver hochzuladen, um z.B. das Ausfüllen online fortzusetzen oder die erfassten Daten auf den Server zu übertragen. Dies setzt allerdings voraus, dass der Formulardesigner diese Funktionalität für das Formular vorgesehen hat.

Darüber hinaus lassen sich die von Ihnen im Formular erfassten Daten in einer separaten Datendatei (in XML-Format) lokal auf Ihrem Rechner speichern. Diese Daten können dann z.B. als „Stammdaten" verwendet werden, wenn dasselbe Formular erneut heruntergeladen und ausgefüllt wird. Damit wird das wiederholte Ausfüllen eines Formulars wesentlich einfacher und schneller.