Formular ausfüllen
Haben Sie ein Formularpaket, das heißt eine Datei mit der Endung .ffwp
, mit dem FormsForWeb Filler geöffnet, dann wird im Erfassungsfenster das Formular angezeigt. Gegebenenfalls sind bereits Einträge in Formularfeldern vorhanden, sei es weil Sie ein begonnenes online Ausfüllen jetzt offline fortsetzen, sei es dass Felder bereits formularseitig mit Werten vorbelegt sind.
In einem Formular sind die Eingabefelder unter Umständen nicht einfach als solche zu erkennen. Zum leichteren Auffinden können Sie hier einen farbigen Hintergrund für die Felder einblenden lassen, entweder
- über das Menü Ansicht -> Felder markieren
- oder durch Aktivieren der Option "Felder markieren" in der Markierungsfarbenleiste.
Die Hintergrundfarbe können Sie über das Menü Extras -> Einstellungen -> Markierungsfarben ggf. ändern.
Hat der Formulardesigner bereits einen Hintergrund für Eingabefelder festgelegt, dann hat der von Ihnen gewählte Hintergrund Vorrang, vorausgesetzt die Option ist aktiviert.
Das aktuelle Eingabefeld wird in der Regel durch einen farbigen Rahmen hervorgehoben. Sie schließen die Eingabe in dem Moment ab, in dem Sie die ENTER-Taste (Zeilenschaltung) drücken oder das Feld verlassen, das heißt entweder mit der Tabulatortaste zum nächsten Feld (bzw. mit Umschalt+Tabulatortaste zum vorherigen) springen oder mittels Mausklick ein anderes Formularfeld ansteuern.
Der Rahmen um das aktuelle Eingabefeld kann ein- oder ausgeschaltet werden und zwar über das Menü Ansicht -> Randfarbe für Felder anzeigen.
Die Rahmenfarbe können Sie über das Menü Extras -> Einstellungen -> Markierungsfarben ggf. ändern.
Pflichtfelder, also Felder die eine Eingabe unbedingt erfordern, werden standardmäßig durch eine rote Hinterlegung optisch gekennzeichnet. Sie können diese Hervorhebung
- über das Menü Ansicht -> Pflichtfelder markieren
- oder durch Aktivieren bzw. Deaktivieren der Option "Pflichtfelder markieren" in der Markierungsfarbenleiste
ein- oder ausschalten und die Farbe über das Menü Extras -> Einstellungen -> Markierungsfarben ggf. ändern.
In schreibgeschützte Felder können Sie keine Daten eingeben. Ein ggf. vorhandener Eintrag lässt sich weder ändern noch löschen, zumal ein solches Feld erst gar nicht angesteuert werden kann.
In Ankreuzfeldern kann das „Häkchen" (erscheint im Ausdruck später als X) durch Anklicken des Kästchens mit der Maus oder durch Eingabe eines Leerzeichens eingetragen werden. Bei Ankreuzfeldern, die zu einer Gruppe zusammengefasst sind und sich gegenseitig ausschließen, z.B. "Frau", "Herr" und "Firma" als Anrede, handelt es sich um so genannte Wechselfelder: das Ankreuzen einer Option bewirkt das Nicht-Ankreuzen der übrigen.
Über das Menü Bearbeiten können Sie mit einem markierten Feldinhalt bzw. Teil eines Feldinhaltes die bekannten Operationen Ausschneiden, Kopieren, Einfügen und Löschen ausführen.
Ausfüllhilfen
In LIP Formularen werden Sie - vorausgesetzt, das Formular wurde entsprechend gestaltet - auf unterschiedliche Weise beim Ausfüllen unterstützt.
Zu jedem Eingabefeld kann ein Tooltipp existieren, der direkt am Feld eingeblendet wird und z.B. Hinweise für die einzugebenden Daten enthält.
Um die Eingabe zu vereinfachen, können Auswahllisten hinterlegt sein, so dass Sie den zutreffenden Eintrag in einer Liste durch bloßes Anklicken in das Formularfeld übernehmen.
Bereits bei der Erfassung ist es möglich, die eingegebenen Daten einer Reihe von Plausibilitätsprüfungen zu unterziehen. Bei einer fehlerhaften Eingabe erscheint standardmäßig ein Fenster mit der entsprechenden Fehlermeldung, die quittiert werden muss. Darüber hinaus wird das betroffene Feld rot hinterlegt und die Fehlermeldung erscheint ebenfalls als Tooltipp direkt am Feld. Damit haben Sie die Möglichkeit, Ihren Eintrag umgehend zu korrigieren. Eingaben können beispielsweise auf den Datentyp (Datum, Zahl etc.), die gültige Länge und/oder ihren Wertebereich überprüft werden. Datumsangaben können auf Gültigkeit geprüft und außerdem auch automatisch in das geforderte Datumsformat umgewandelt und ggf. vervollständigt werden.
Das Einblenden des Meldungsfensters kann über das Menü Ansicht -> Fehlermeldungen in Fenster anzeigen ein- oder ausgeschaltet werden.
Die Hintergrundfarbe für fehlerhafte Felder können Sie über das Menü Extras -> Einstellungen -> Markierungsfarben ggf. ändern.
Darüber hinaus bestehen im Formular möglicherweise Abhängigkeiten zwischen Feldern. So könnte beispielsweise das Ankreuzen des Familienstandes "verheiratet" zur Folge haben, dass das Feld "Jahr der Eheschließung" zum Pflichtfeld wird. Auf Angaben, die Sie machen, kann das Formular - falls vom Formularersteller so gewollt - also dynamisch reagieren.
Automatische Einträge
Berechnungen
Der Formularersteller kann vorsehen, dass mit Eingabedaten Berechnungen durchgeführt werden, deren Ergebnis in einem eigenen Feld angezeigt wird. Diese Berechnungen erfolgen automatisch und können nicht von Ihnen verändert werden.
Barcodes
Auf dem auszufüllenden Formular ist möglicherweise ein Barcode sichtbar, mit dem eingegebene Daten dargestellt werden. Eine Änderung der Eingaben bewirkt sogleich eine Änderung des Barcodes. Die Erzeugung eines solchen Barcodes wird im Formular hinterlegt und kann von Ihnen nicht beeinflusst werden.
Gespeicherte Daten verwenden
Haben Sie ein Formular bereits schon einmal ausgefüllt und die Inhaltsdaten in einer separaten Datei gespeichert (siehe hierzu Formulardaten speichern), so können Sie diese Daten wieder in das Formular einlesen und erneut verwenden. Wählen Sie dazu im Menü Formular den Befehl Daten importieren und geben Sie die zu verwendende Datei an. Der FormsForWeb Filler lädt die Daten direkt in das geöffnete Formular.
Bitte denken Sie daran, dass Sie eine Datendatei nur in das Formular importieren können, aus dem heraus die Daten gespeichert wurden (identisches Formular, identische Version).